Todo profissional que se prese deve se preocupar com a comunicação escrita dentro das empresas. Certamente, o e-mail deve ganhar uma atenção especial.
Veja 12 dicas de ouro para escrever um e-mail corretamente:
1 – No campo “Assunto”
informe o foco do seu e-mail (não mais que 4 palavras). Existem muitos
profissionais que não abrem e-mails sem saber do que se trata.
2 - Inicie
com um comprimento e logo em seguida o nome do seu remetente. Para
exemplificar: “Prezado Sr. Leandro, muito bom dia!”. Utilize o
“muito”, pois isso passa energia a quem esta lendo, acredite!
3 - No
primeiro parágrafo, escreva de forma clara e objetiva a introdução do e-mail.
Para todo assunto deve-se primeiro fazer uma introdução clara e objetiva.
4 - No
desenvolvimento da mensagem, seja breve e mantenha o foco no assunto principal
do e-mail, informando claramente o que você quer transmitir.
5 - Prefira
transmitir o conteúdo através de frases (ou tópicos), ignorando longos
parágrafos. Afinal, ler um texto longo no computador ou no smartphone não
é nada agradável, certo?
6 - Caso
seja um assunto complexo, utilize tópicos e faça uma organização cronológica
dos fatos para facilitar o entendimento.
7 - Não
escreva o texto do e-mail em letras maiúsculas, pois é equivalente a “gritar”
com seu remetente e isso é extremamente deselegante. Você PODE ressalvar algum
item do corpo do e-mail em letra maiúscula, porém NUNCA escreve uma frase
inteira.
8 - NUNCA
utilize gírias nos seus e-mails profissionais, mantenha a polidez, mesmo se ele
for seu “amigão” (afinal, seu chefe pode estar recebendo cópia oculta).
9 - Se você
for citar o nome de alguém na mensagem, certifique-se de inserir em CC (Com
Cópia) e informar, logo após o nome dele(a) a seguinte expressão “(que
nos lê em cópia)”. Dessa forma evita-se a famosa fofoca
corporativa.
10 - Antes de
enviar o texto, revise para eliminar os erros ortográficos e preocupe-se com a
concordância do texto;
11 - No
encerramento, insira uma frase clara informando o término da mensagem seguida
da próxima ação a ser feita. Para exemplificar: “Sem mais, agradeço sua atenção
e fico no aguardo de vosso mais breve retorno” ou “Sem
mais, agradeço sua atenção e me coloco ao inteiro dispor para esclarecimentos
que julgue necessário”. Isso transmite credibilidade e força seu
destinatário a responder sua mensagem.
12 - Evite
enviar mensagens de gozação, piada ou correntes. Nem todo mundo tem tempo para
ler (ou apagar) essas mensagens e isso pode ser um fator determinante na opinião
que seu cliente tem de você.
Fonte: supervendedores.com.br
